Sitter du i många möten?
Då har du säkert varit med om ett och annat möte som varit exkluderande, ojämställt och fullt med härskartekniker? Det har nog de flesta.
Möten är en viktig del av vår arbetsvardag – och formar också många gånger kulturen på arbetsplatsen. Ett bra sätt att arbeta för en bra social arbetsmiljö är därför att starta med hur ni håller i era möten.
Men det kanske verkar enklare sagt än gjort? Här nedan har vi listat fem aspekter som bidrar till om mötet känns inkluderande eller inte. Om du som ledare fokuserar på dessa fem så kommer du tids nog kunna förändra upplevelsen av era möten och bidra till mer jämställda och inkluderande möten.
Här kommer våra tips:
1. Tydliga inbjudningar
Se över vilka som bjuds in till mötet och se till att det är rätt personer. Utgå från en namnlista så att ingen glöms bort och utgå hellre från funktion än person, så minskar risken för ”kompisinbjudningar” eller att någon lämnas utanför. Se till att inbjudan är tydlig vad gäller syftet med möte, tid och lokal och vad som förväntas av de inbjudna, samt skicka ut handlingarna i tid så att de som behöver hinner sätta sig in i frågorna inför mötet. Vi har alla olika behov, och för vissa personer är detaljer såsom dessa viktiga för att kunna prestera på mötet.
2. Fördela ordet
Se till att den som leder mötet också ansvarar för att fördela ordet och att alla får komma till tals, eller utse någon annan som ansvarar för detta primärt. Använd gärna rundor för att få in allas synpunkter. För att undvika att ”tidstjuvar” tar över mötet och pratar hur länge som helst kan ni överväga att införa talartid (dock kan detta ibland leda till att mötet blir stelt).
3. Lyssna aktivt
För att förhindra härskartekniker såsom osynliggörande och förlöjligande är det viktigt att skapa en kultur där ni lyssnar aktivt på varandra. Synliggör personer när de pratar, ge respons på det som sägs, nämn personer vid namn och upprepa när någon säger något bra. Särskilt viktigt är det att hjälpa till att lyfta upp personer som annars inte lyssnas på. Be alla lägga undan sina mobiler och datorer om de inte behövs under mötet (giltiga skäl är att man väntar ett viktigt samtal, behöver föra anteckningar eller har andra särskilda behov).
4. Rotera arbetsuppgifter
Rotera ansvaret för att förbereda mötet, fixa fika, städa undan och föra anteckningar så att det inte alltid är samma personer som får offra sig.
5. Testa olika mötesmetoder
Ta inte för givet att alla fungerar likadant som dig. En del av oss är pratglada, andra eftertänksamma, vissa tycker om att läsa in sig innan, andra tycker om workshops och en tredje har dolda funktionsnedsättningar. Det enklaste sättet är att variera metoder och arbetssätt så att det passar olika personer.
Lycka till mer era möten!